<\/strong>Une \u00e9quipe d’appel d’offres (RFP) pour un syst\u00e8me de gestion de cour<\/a> (YMS) ou de planification des quais a besoin de six si\u00e8ges : Op\u00e9rations de cour et de quais, TI \/ Architecture, Approvisionnement, Finances, Relations avec les transporteurs et un Commanditaire ex\u00e9cutif.
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Chacun \u00e9value un risque diff\u00e9rent, de l’ad\u00e9quation aux flux de travail \u00e0 l’int\u00e9gration, en passant par les conditions contractuelles, le co\u00fbt total, l’adoption par les transporteurs et l’ad\u00e9quation strat\u00e9gique. Constituez l’\u00e9quipe avant de r\u00e9diger l’appel d’offres, entendez-vous ensemble sur les pond\u00e9rations de notation et gardez les m\u00eames personnes impliqu\u00e9es jusqu’\u00e0 la mise en \u0153uvre.<\/p>\n\n\n\n
Les \u00e9quipes qui laissent un si\u00e8ge vide d\u00e9couvrent g\u00e9n\u00e9ralement la lacune apr\u00e8s la mise en service, au moment o\u00f9 elle co\u00fbte le plus cher \u00e0 corriger.<\/p>\n\n\n\n
Qui devrait faire partie d’une \u00e9quipe d’appel d’offres pour un logiciel de gestion de cour et de quais ?<\/h2>\n\n\n\n
R\u00e9ponse rapide :<\/strong> Une \u00e9quipe d’appel d’offres efficace pour un logiciel de gestion de cour ou de planification des quais comprend un repr\u00e9sentant de chaque fonction touch\u00e9e par le syst\u00e8me. Cela signifie les personnes qui l’utiliseront au quotidien, celles qui doivent l’int\u00e9grer et le s\u00e9curiser, celles qui signent et paient, les utilisateurs externes qui doivent l’adopter, et un cadre sup\u00e9rieur qui assure l’alignement de tous.<\/p>\n\n\n\n Les six r\u00f4les essentiels sont :<\/p>\n\n\n\n La plupart des organisations traitent un appel d’offres pour un YMS ou une solution de planification des quais comme une comparaison de fonctionnalit\u00e9s. Elles cr\u00e9ent un tableur, l’envoient aux fournisseurs, comptent les cases coch\u00e9es et choisissent un gagnant. Selon notre Guide d\u00e9finitif d’appel d’offres pour l’acquisition d’un logiciel de gestion de cour et de quais, cette approche m\u00e8ne plus souvent \u00e0 la mauvaise r\u00e9ponse qu’\u00e0 la bonne.<\/p>\n\n\n\n C3 Solutions<\/a> s’appuie sur 25 ans de d\u00e9ploiements en entreprise aupr\u00e8s de plus de 110 clients et sur plus de 1 675 sites actifs. Sa conclusion : le meilleur indicateur de r\u00e9ussite n’est pas le fournisseur choisi. C’est la rigueur avec laquelle votre organisation se pr\u00e9pare avant de s\u00e9lectionner qui que ce soit.<\/p>\n\n\n\n La pr\u00e9paration commence par les personnes. Le guide cite trois raisons principales pour lesquelles les projets de cour et de quais ne donnent pas les r\u00e9sultats attendus : des exigences floues d\u00e9coulant d’une d\u00e9couverte interne insuffisante, une complexit\u00e9 d’int\u00e9gration sous-estim\u00e9e, et le fait de consid\u00e9rer la mise en \u0153uvre comme le probl\u00e8me du fournisseur. Chacune de ces raisons est en r\u00e9alit\u00e9 un probl\u00e8me de dotation d\u00e9guis\u00e9. La bonne \u00e9quipe d’\u00e9valuation pr\u00e9vient les trois.<\/p>\n\n\n\n Ci-dessous, nous passons en revue chaque si\u00e8ge autour de la table : pourquoi il compte, ce que cette personne devrait \u00e9valuer et les questions qu’elle devrait poser aux fournisseurs.<\/p>\n\n\n\n Commencez par les personnes qui utiliseront r\u00e9ellement le syst\u00e8me \u00e0 chaque quart de travail : vos gestionnaires de cour, superviseurs de quai, pr\u00e9pos\u00e9s \u00e0 la gu\u00e9rite et conducteurs de tracteurs de man\u0153uvre. Ils savent exactement o\u00f9 les remorques se perdent, o\u00f9 les rendez-vous s’accumulent et quelles solutions de contournement permettent aux op\u00e9rations de continuer. S’ils ne sont pas dans la salle, vous finirez par acheter un logiciel qui para\u00eet excellent en d\u00e9monstration et qui se bat contre votre \u00e9quipe sur le terrain.<\/p>\n\n\n\n Leur r\u00f4le principal est de juger l’ad\u00e9quation.<\/p>\n\n\n\n Ce sont des questions auxquelles seuls les utilisateurs quotidiens peuvent r\u00e9pondre honn\u00eatement.<\/p>\n\n\n\n Les Op\u00e9rations devraient aussi diriger la phase de d\u00e9couverte. Cela signifie documenter la fa\u00e7on dont les d\u00e9placements dans la cour et les rendez-vous sont g\u00e9r\u00e9s aujourd’hui, que ce soit sur papier, dans des tableurs, par radio ou par courriel, et recueillir des donn\u00e9es de r\u00e9f\u00e9rence comme le temps de s\u00e9jour, le temps de rotation et le taux d’utilisation des quais. Si personne ne conna\u00eet encore ces chiffres, cela vaut aussi la peine de le savoir.<\/p>\n\n\n\n Notre guide souligne que les processus manuels saisissent rarement tous les d\u00e9placements, de sorte que la plupart des sites sous-estiment leur volume quotidien r\u00e9el. Planifiez en fonction du volume que vous d\u00e9couvrirez une fois que tout sera suivi, et non du volume que vous pensez avoir aujourd’hui.<\/p>\n\n\n\n Au moment de rencontrer les fournisseurs, demandez \u00e0 votre responsable des Op\u00e9rations d’exiger une d\u00e9monstration construite autour de l’am\u00e9nagement r\u00e9el de votre cour et de votre volume quotidien, un aper\u00e7u du fonctionnement de l’application mobile pour les conducteurs en pratique, et une image claire de la formation pr\u00e9vue pour les op\u00e9rateurs et les superviseurs.<\/p>\n\n\n\n Votre syst\u00e8me de gestion de cour ne fonctionnera pas en vase clos. Il doit communiquer avec votre TMS, votre WMS, votre ERP, le mat\u00e9riel de gu\u00e9rite et les portails des transporteurs, et c’est l’\u00e9quipe des TI qui d\u00e9termine si ces connexions fonctionneront r\u00e9ellement. Ce sont aussi eux qui devront rendre des comptes si quelque chose n’est pas s\u00e9curis\u00e9.<\/p>\n\n\n\n Demandez aux TI d’examiner attentivement l’architecture des API (REST, SOAP ou les deux), l’authentification unique, la s\u00e9curit\u00e9 des donn\u00e9es et la reprise apr\u00e8s sinistre. Ils devraient prendre en charge la section s\u00e9curit\u00e9 de votre appel d’offres, et le guide de C3 recommande de la traiter comme un point de passage obligatoire : si un fournisseur ne satisfait pas aux exigences comme ISO 27001, SOC 2, RGPD, chiffrement, tests d’intrusion et souverainet\u00e9 des donn\u00e9es, il ne passe pas \u00e0 l’\u00e9tape suivante, peu importe la qualit\u00e9 de la d\u00e9monstration.<\/p>\n\n\n\n La plus grande erreur ici consiste \u00e0 faire intervenir les TI tardivement. Le guide d\u00e9crit l’int\u00e9gration comme l’endroit o\u00f9 se cachent la plupart des v\u00e9ritables diff\u00e9rences entre fournisseurs, et les retards d’int\u00e9gration comme la principale cause de d\u00e9passements lors de la mise en \u0153uvre.<\/p>\n\n\n\n Il note aussi que les \u00e9quipes d’architecture sont g\u00e9n\u00e9ralement r\u00e9parties sur plusieurs projets \u00e0 la fois. R\u00e9servez leur temps t\u00f4t, avant que quelqu’un d’autre ne le fasse.<\/p>\n\n\n\n Lors des \u00e9changes avec les fournisseurs, votre responsable des TI devrait demander \u00e0 voir les sch\u00e9mas d’architecture d’int\u00e9gration et de flux de donn\u00e9es pendant l’appel d’offres plut\u00f4t qu’apr\u00e8s la signature, savoir avec quelles plateformes ERP, TMS et WMS le fournisseur s’est connect\u00e9 \u00e0 une \u00e9chelle comparable, et conna\u00eetre les certifications de s\u00e9curit\u00e9 qu’il d\u00e9tient ainsi que la date de leur dernier audit.<\/p>\n\n\n\n L’Approvisionnement est responsable du contrat, et c’est le contrat qui d\u00e9termine ce qui se passe quand les choses ne se d\u00e9roulent pas comme pr\u00e9vu. Si la port\u00e9e change en cours de route, si le service se d\u00e9grade ou si vous souhaitez \u00e9ventuellement partir, les r\u00e9ponses se trouvent toutes dans les conditions que l’Approvisionnement n\u00e9gocie.<\/p>\n\n\n\n Ils \u00e9valueront le mod\u00e8le de tarification, les ententes de niveau de service, la responsabilit\u00e9 et la souverainet\u00e9 des donn\u00e9es. Il est aussi logique qu’ils soul\u00e8vent les questions juridiques t\u00f4t : droit applicable, propri\u00e9t\u00e9 des donn\u00e9es, facilit\u00e9 \u00e0 les r\u00e9cup\u00e9rer et flexibilit\u00e9 du contrat. R\u00e9gler ces points d\u00e8s le d\u00e9part vous \u00e9vite des surprises d\u00e9sagr\u00e9ables juste avant la signature.<\/p>\n\n\n\n Les questions \u00e0 poser \u00e0 chaque fournisseur sont assez simples.<\/p>\n\n\n\n Les Finances approuvent le budget, et ce sont elles qui, plus tard, demanderont si l’investissement a port\u00e9 ses fruits. Les impliquer d\u00e8s le premier jour vous \u00e9vite de vous laisser s\u00e9duire par un faible prix d’abonnement qui se transforme en cinq ann\u00e9es co\u00fbteuses.<\/p>\n\n\n\n Ce qui compte vraiment pour les Finances, c’est le co\u00fbt total de possession. Notre guide sugg\u00e8re de demander \u00e0 chaque fournisseur des projections du CTP sur 3 et 5 ans d\u00e9taillant la mise en \u0153uvre, l’abonnement, les frais par transaction par rapport aux frais par site, et le co\u00fbt de la croissance. Une fois ces chiffres plac\u00e9s c\u00f4te \u00e0 c\u00f4te, l’option la moins ch\u00e8re cesse souvent de para\u00eetre bon march\u00e9.<\/p>\n\n\n\n Les Finances devraient aussi aider \u00e0 \u00e9tablir votre fourchette budg\u00e9taire avant l’envoi de l’appel d’offres, en couvrant la mise en \u0153uvre, l’abonnement et la croissance. Elles devraient \u00e9galement s’entendre sur ce que signifie \u00ab porter ses fruits \u00bb. Le guide utilise comme r\u00e9f\u00e9rence un RSI positif en moins de 12 mois, avec une mise en \u0153uvre \u00e0 co\u00fbt fixe.<\/p>\n\n\n\n Lorsqu’elles s’adressent aux fournisseurs, quelques questions font l’essentiel du travail :<\/p>\n\n\n\n Voici le si\u00e8ge que les \u00e9quipes oublient le plus souvent. La planification des quais ne fonctionne que si les transporteurs, les fournisseurs et les conducteurs r\u00e9servent r\u00e9ellement par l’entremise du portail, et aucune de ces personnes ne travaille pour vous. Vous ne pouvez pas imposer l’adoption ; vous devez la m\u00e9riter en leur offrant quelque chose de facile \u00e0 utiliser.<\/p>\n\n\n\n C’est pourquoi une personne qui g\u00e8re les relations avec les transporteurs devrait \u00e9valuer le portail et le processus d’int\u00e9gration de l’ext\u00e9rieur vers l’int\u00e9rieur. Le guide cite le fait d’ignorer l’exp\u00e9rience des utilisateurs externes comme l’une des neuf erreurs les plus courantes dans un appel d’offres, et il est facile de comprendre pourquoi : un portail que votre \u00e9quipe interne adore peut quand m\u00eame \u00eatre un casse-t\u00eate pour un r\u00e9partiteur qui r\u00e9serve des chargements dans une douzaine d’installations.<\/p>\n\n\n\n Confiez aussi \u00e0 cette personne la responsabilit\u00e9 de l’objectif d’adoption. Le guide vise au moins 85 % d’utilisateurs actifs dans tous les r\u00f4les, utilisateurs externes compris, dans les 90 jours suivant la mise en service.<\/p>\n\n\n\n Lorsqu’elle rencontre les fournisseurs, elle devrait d\u00e9couvrir combien de temps il faut \u00e0 un tout nouveau transporteur pour s’inscrire et r\u00e9server un premier rendez-vous, s’il est possible de parler \u00e0 un transporteur ou \u00e0 un fournisseur qui utilise d\u00e9j\u00e0 le portail, et quelles langues le portail prend en charge.<\/p>\n\n\n\n Avec cinq fonctions autour de la table, vous obtiendrez cinq points de vue diff\u00e9rents sur ce qui compte le plus. Quelqu’un doit trancher, prot\u00e9ger l’\u00e9ch\u00e9ancier et s’assurer que tout le monde traite la mise en \u0153uvre comme un projet commun plut\u00f4t que comme une chose que le fournisseur g\u00e9rera seul. C’est le r\u00f4le du Commanditaire ex\u00e9cutif.<\/p>\n\n\n\n Le commanditaire examine la situation dans son ensemble : ce fournisseur est-il stable, la plateforme correspond-elle \u00e0 l’orientation de l’entreprise, et peut-elle \u00e9voluer \u00e0 l’\u00e9chelle de tout le r\u00e9seau ? M\u00eame si vous commencez avec un seul site pilote, notre guide recommande de choisir un fournisseur et une approche capables de grandir avec vous, car changer de plateforme plus tard co\u00fbte beaucoup plus cher que de prendre de l’expansion maintenant.<\/p>\n\n\n\n Le commanditaire devrait aussi pr\u00e9sider le comit\u00e9 directeur qui s’entend sur les crit\u00e8res de r\u00e9ussite avant que tout fournisseur ne soit contact\u00e9. Ces crit\u00e8res jouent un double r\u00f4le : ils guident l’\u00e9valuation et servent ensuite de tableau de bord pour d\u00e9terminer si le projet a tenu ses promesses.<\/p>\n\n\n\n Lors des rencontres avec les fournisseurs, les questions du commanditaire portent g\u00e9n\u00e9ralement sur le long terme : combien de clients sont toujours avec vous apr\u00e8s cinq ans, et apr\u00e8s dix ans ? Combien de sites avez-vous d\u00e9ploy\u00e9s pour un m\u00eame client sur une p\u00e9riode de 18 mois ? Et comment d\u00e9cidez-vous de ce qui figure dans la feuille de route du produit ?<\/p>\n\n\n\n Un bon appel d’offres repose sur l’alignement, et cet alignement doit \u00eatre construit avant que les fournisseurs n’entrent en jeu. R\u00e9unissez tous les r\u00f4les t\u00f4t et consacrez quatre \u00e0 six semaines \u00e0 cartographier vos processus actuels, vos int\u00e9grations et vos crit\u00e8res de r\u00e9ussite.<\/p>\n\n\n\n Entendez-vous en \u00e9quipe sur les indicateurs qui comptent, comme la visibilit\u00e9 de la cour, la productivit\u00e9 des quais, le temps de s\u00e9jour et le d\u00e9lai de RSI, et fixez vos pond\u00e9rations de notation avant l’arriv\u00e9e de la premi\u00e8re r\u00e9ponse afin que personne ne puisse faire pencher le r\u00e9sultat en faveur de son favori.<\/p>\n\n\n\n Ensuite, assurez la coh\u00e9rence de l’\u00e9valuation : une seule \u00e9chelle de notation commune, des d\u00e9monstrations standardis\u00e9es fond\u00e9es sur vos sc\u00e9narios r\u00e9els, et des appels de r\u00e9f\u00e9rences qui sondent la r\u00e9alit\u00e9 de la mise en \u0153uvre plut\u00f4t que la satisfaction \u00e0 l’\u00e9gard du produit.<\/p>\n\n\n\n Enfin, gardez l’\u00e9quipe intacte jusqu’\u00e0 la mise en service. Les personnes qui ont choisi le syst\u00e8me sont les mieux plac\u00e9es pour le faire fonctionner.<\/p>\n\n\n\n Depuis plus de 25 ans, C3 Solutions aide des exp\u00e9diteurs et des \u00e9quipes logistiques de premier plan \u00e0 choisir, mettre en \u0153uvre et d\u00e9ployer \u00e0 grande \u00e9chelle des solutions de gestion de cour rentables. Que vous d\u00e9finissiez vos exigences, construisez votre mod\u00e8le de notation ou vous pr\u00e9pariez aux d\u00e9monstrations des fournisseurs, nos experts peuvent vous aider \u00e0 avancer plus vite et \u00e0 choisir en toute confiance. <\/p>\n\n\n\n Communiquez avec C3 pour lancer votre appel d’offres<\/a> du bon pied.<\/p>\n\n\n\n\n
Pourquoi l’\u00e9quipe d’appel d’offres compte plus que la liste des fonctionnalit\u00e9s<\/h2>\n\n\n\n
1. Op\u00e9rations de cour et de quais : les utilisateurs quotidiens<\/h3>\n\n\n\n
\n
2. TI \/ Architecture : responsables de l’int\u00e9gration et de la s\u00e9curit\u00e9<\/h3>\n\n\n\n
3. Approvisionnement : conditions contractuelles et commerciales<\/h3>\n\n\n\n
\n
4. Finances : approbation du budget et RSI<\/h3>\n\n\n\n
\n
5. Relations avec les transporteurs : la voix des utilisateurs externes<\/h3>\n\n\n\n
6. Commanditaire ex\u00e9cutif : alignement organisationnel<\/h3>\n\n\n\n
Les r\u00f4les de l’\u00e9quipe d’appel d’offres<\/h2>\n\n\n\n
R\u00f4le<\/strong><\/td> Pourquoi il compte<\/strong><\/td> Ce qu’il \u00e9value<\/strong><\/td> Sections de l’appel d’offres dont il est responsable<\/strong><\/td><\/tr> Op\u00e9rations de cour et de quais<\/td> Utilisateurs quotidiens qui connaissent les points de friction<\/td> Ad\u00e9quation fonctionnelle, UX mobile, correspondance des flux de travail<\/td> Exigences fonctionnelles, sc\u00e9narios de d\u00e9monstration<\/td><\/tr> TI \/ Architecture<\/td> Responsables de l’int\u00e9gration et de la s\u00e9curit\u00e9<\/td> Architecture des API, SSO, s\u00e9curit\u00e9 des donn\u00e9es, reprise apr\u00e8s sinistre<\/td> Int\u00e9gration, s\u00e9curit\u00e9<\/td><\/tr> Approvisionnement<\/td> Responsable du contrat et des conditions commerciales<\/td> Mod\u00e8le de tarification, SLA, responsabilit\u00e9, souverainet\u00e9 des donn\u00e9es<\/td> Soutien et SLA, juridique<\/td><\/tr> Finances<\/td> Approuvent le budget et mesurent le RSI<\/td> CTP, transparence des prix, co\u00fbt de mise en \u0153uvre<\/td> Tarification<\/td><\/tr> Relations avec les transporteurs<\/td> Interface avec les utilisateurs externes<\/td> UX du portail transporteurs, simplicit\u00e9 de l’int\u00e9gration<\/td> Exigences du portail transporteurs, r\u00e9f\u00e9rences<\/td><\/tr> Commanditaire ex\u00e9cutif<\/td> Assure l’alignement organisationnel<\/td> Stabilit\u00e9 du fournisseur, ad\u00e9quation strat\u00e9gique, \u00e9volutivit\u00e9<\/td> Pr\u00e9sentation de l’entreprise, \u00e9volutivit\u00e9<\/td><\/tr><\/tbody><\/table><\/figure>\n\n\n\n Pr\u00e9parer votre \u00e9quipe d’appel d’offres \u00e0 r\u00e9ussir<\/h2>\n\n\n\n
Pr\u00eat \u00e0 mener un appel d’offres qui donne des r\u00e9sultats ?<\/h2>\n\n\n\n
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